カフェや喫茶店を経営する経営者、コーヒー豆を焙煎する自家焙煎店の個人事業主の方が副業によく使うのが、マルシェやフリーマーケットといったイベント出店。
通常の店舗とは違い、購買意欲の高いお客さんが多いうえ、店舗への広告宣伝効果も見込めるため、マルシェやフリーマーケットには積極的に参加するという店舗さんも多いはず。
ただ、初めてマルシェやイベントに参加する方にとって、どのようにマルシェに参加すればいいのか全く見当もつかないことも多いでしょう。そこで今回は、マルシェやイベントに参加するまでの流れや、必要な許可申請・設備などについてご紹介したいと思います。
マルシェやイベントに参加するまでの流れ
まず、マルシェやイベントに参加するまでの流れを簡単にご紹介します。
- 1. イベントやマルシェを探す
他県でもOK！「〇〇市 マルシェ」などで調べる- 2. イベントに出店申請をし、審査を受ける
実店舗がなくてもOKだが、店舗があるほうが受かりやすい- 3. 審査通過後に保健所と消防署へ許可を取りに行く
自分の店舗がある場所ではなく、イベントが開催される市区町村
※消防の許可は都道府県によって必須ではない
※営業許可証によっては2番と前後することもある- 4. イベント当日に主催者受付を済ませる
事前連絡のみで主催者受付がないことも- 5. テントなど設置後、保健所と消防署の審査を受け、許可証をもらう
必ず営業開始前に審査を受けること！- 6. イベントで営業開始！
頑張って売り上げましょう！
1. イベントやマルシェを探す
大ざっぱな流れは以上の通りです。まずは、自分が出たいカフェやマルシェを探しましょう。インターネットで検索すれば、いろいろなイベントが見つかると思います。その後、インターネット、もしくは電話やFAXを通じて出店申請をします。
その際、ポイントとなる選び方を記載します。
・開催時期は土日か平日か？
・ターゲットはだれか？(ファミリー向け？女性向け？)
・前回の参加者数はどのぐらいか？(数千人規模以上が理想)
・電源は使えるか？ガスは使えるか？
・屋外か屋内か？屋外であれば雨天の対応はどうなっているか？
・キャンセル時の対応はどうなっているか？
・車での搬入出時に駐車場はどうなっているか？(意外と重要)
・テントの広さはどのぐらい使えるか？(2.5×2.5以上が理想)
この辺りがポイントでしょうか。イベント規模は売上に直結するので重視する方が多いのですが、特にカフェ出店をするうえで注意したいのが、電源は使えるか否かでしょう。
コーヒーにしろティーにしろ、カフェ出店をするうえで欠かせないのがお湯。そしてお湯を沸かすための熱源です。
屋外イベントでも電源が使える場合は、ケトルで保温することも可能ですが、使えない場合はガスで対応することになります。逆に、屋内イベントだとガス使用禁止の場合もあります。イベントの熱源確保をどうするかは最初に考えるべきことでしょう。
ちなみに、マルシェやイベントによっては「プロ出店禁止」と書いてあるかと思います。これは、「飲食を生業にしている人が出店するのはNGで、あくまで趣味やボランティアの集まりですよ」という意味です。
こういったイベントには営利目的の参加はできないのでご注意を。
2. イベントに出店申請をし、審査を受ける
イベントに出店申請をすると、たいていは出店審査があるのですが、よほど人気のイベントでもなければ落ちることはありません。
※というより、よほど人気のイベントは内々で審査が進んでいるので、募集自体ありません…。
ただ、店舗があるかどうか、店舗を継続して1年以上運営しているかどうかが審査のポイントになることがあります。必ずしも審査に通るとは限りませんのでご注意を。
たいてい聞かれるのは以下の内容。イベントによって細かい違いはありますが、こういった内容に記入して申請すればOK。
・氏名(法人の場合は法人名)
・住所(法人の場合は法人住所)
・実店舗の住所
・電話番号
・Eメール
・FAX
・出店内容
・出店商品へのこだわり等
・ホームページURL
その後、「審査に通過した」とイベント事務局側から連絡が来たら、保健所や消防署に営業許可証の申請に行きます。あまりに遅いと、審査が間に合わない可能性がありますので、できるだけ早く許可を取りに行きましょう。
ちなみに、大きなイベントだと、イベント主催者側が取りまとめて、一斉に審査してくれる場合があります。その場合は、保健所や消防署ではなくイベント主催者側に許可申請証を送りましょう。
また、詳しくは後述しますが、消防署の許可は自治体によって取らなくていい場合もありますので、各自治体の「臨時営業許可」に関するページをきちんと読んでおきましょう。
これらの許可は申請したその場で降りるわけではなく、実際にイベント当日に保健所や消防署の職員が来て、当日の営業状況を見てから降りるものです。ウソの申告をすると、最悪営業許可が降りない場合もあるのでご注意を。
ちなみに、イベントによっては先に飲食店営業許可を持っていないと申請そのものができないものもあります。たとえば、愛知県では保健所に指定の備品を持って行くと、「一年間更新不要」「愛知県内ならどこでも使える」臨時営業許可を取得することができます。
そのため、愛知県内のイベントだと、こうした更新不要の臨時営業許可を持っていることが前提で、マルシェ申し込みの際には臨時営業許可の写しの提出を求められることも。
一方で岐阜市の臨時営業許可は5年更新が不要な代わりに、岐阜市内のイベントにしか使えません。
臨時営業許可については、県、区、市の自治体ごとにかなり扱いが変わるので、マルシェの出店規約をよく読み、必要ならすぐにでも保健所に尋ねる必要があります。
4. イベント当日に主催者受付を済ませる
営業許可の申請もしていよいよイベント当日。まずはイベント会場に着いたら、主催者受付を済ませましょう。会場によっては先に搬入・設営してから受付する場合もありますが、その場合はきちんと出店者向けの書類に書いてあると思います。
この時に主催者にイベント参加費を払うことになるので、きちんと忘れないように領収書をもらいましょう。
5. テントなど設置後、保健所と消防署の審査を受け、許可証をもらう
さて、受付を済ませたらいよいよテントの設置です。
保健所や消防署に申請した通りのレイアウトで店舗を作りましょう。設営が完了したころ、イベントが始まる前に保健所と消防署の職員の方が設置状況を見て、問題なく営業できるかを判断し、許可証を渡しにいらっしゃいます。
このとき、できるならお隣や正面の位置についた他店舗さんにご挨拶をしておきましょう。なんなら、設営の協力をしたってOKです。
イベントやマルシェにおいて、他店舗との交流はお客さんの紹介にもつながる大事なポイントです。イベントは一回限りではなく継続して参加するものなので、次回以降のことを考えても交流をきちんとしておくことはとても重要です。実店舗以上に、周りとの関係を良好に保ちましょう。
6. イベントで営業開始！
テントの設置も終わり、営業許可証ももらったら、いよいよ営業開始です。ゆっくりと時間の進むイベントもあれば、休む暇もないほど動き回るイベントまで様々ですが、頑張って売り上げましょう！
保健所や消防署の許可を得るために必要な設備
イベントやマルシェに出店する際の大ざっぱな流れは分かったと思うので、次に保健所や消防署の許可を得るために必要な設備についてご紹介します。
消防署の許可に必要な設備
消防署の許可はガスコンロやIHヒーター、電気ケトルなど、熱源を使う場合に必要なものです。仮に、お湯は自宅ですべて沸かして会場では沸かさない場合、消防署の許可は必要ありません。※おそらく保健所に認められませんが…
とはいえ、カフェや喫茶店でイベントに出店する多くの方が、イベント会場でお湯を沸かしたいと考えていることでしょう。その場合は、消防署の許可が必要になります。
実は、消防署の許可は地域によって必須ではありません。また、許可が必要だとしても、どのレベルの火器かによって必要ない場合もあります。たとえば、ガスコンロを使う場合は消防署の許可が必要で、電気ケトルなら問題ないといった場合も。
消防署の許可が必要かどうかは自治体によって全く違うので、ガスや直火を使う場合だけでなく、電気コンロやIHヒーターなど電気製品を使う場合は、必ず自治体に確認しておきましょう。
ちなみに、消防署の許可申請に必要な器具は以下の通り。
・消火器
意外と消火器は高いですが、一本持っておけば通年は使えますし、調理をする以上は必ず危険性が伴うので、もしも許可が必要でないとしても持っておいて損はない一本です。
保健所の許可に必要な設備
次に、イベントやマルシェで飲食品を提供する際に絶対に必要なのが、保健所の許可です。飲食店営業(臨時)と喫茶営業(臨時)の2つがあり、食品を調理・提供する場合は飲食店営業(臨時)が、コーヒーを淹れる程度であれば喫茶営業(臨時)が必要になります。※分かれていない自治体もあります
喫茶営業のほうが審査が楽で、値段も安いですが、食品をその場で調理ができないのでご注意を。
どちらの営業許可を取るにせよ、それほど必要な設備は変わらないので、必要なものを以下に記載しておきます。
- テント
- テントの三方囲い(屋根、側面、背面)
- 手洗い設備&消毒液
- 排水設備
- バケツ×2
- お客様とスタッフを仕切るテーブル
- 保冷ケース(提供するもの次第で無くても可)
- フタつきのごみ箱
まず絶対に必要なのが、テントとテントの側面を囲う囲いです。
これは(屋内イベントでない限り)どこの自治体でも必須です。おすすめなのが、ワンタッチで組み立てられるFIELDOORのワンタッチテントでしょうか。一人でも組み立てられる簡単仕様なうえ、アウトドア系の会社なので使い勝手もいいのが特徴です。
そして屋外でも屋内でも必須なのが、手洗い設備と排水設備。「排水設備？」と思われるかもしれませんが、蛇口やコックのついたウォータータンクが2つあればOK。ただし、容量は20ℓ以上のものを購入しましょう。これは決まりです。
そして、ウォータータンクの下にバケツを置いて、排水がたれ流しにならないように設置しましょう。バケツ自体はなんでもOKです。
そしてお客様とスタッフとを分けるテーブルも必要です。テーブルの素材はなんでもいいですが、イベントに何度も持ち運びするものなので、アルミのような軽いもののほうが楽です。
※見た目が気になる方もいらっしゃるでしょうが、たいていのイベントでは布をかぶせるように指示があるので、それほどテーブルの見た目は気にしなくて大丈夫です。布は自分のセンスで選びましょう。
そして最後に絶対必須なのが、フタつきのごみ箱。ゴミを衛生的に管理するために必要なので、忘れないようにしましょう。プラスチックの安いもので十分です。
以上のものはどんな地域でも必要になる機材なので、イベントやマルシェに出店する際には絶対に準備しておきましょう。
後は、コロナ禍でほとんどの飲食店がすでに持っているとは思いますが、まだお持ちでない方は消毒液も必須になりますのでご用意ください。これが意外とイベント当日に忘れて焦ります…。
地域やイベントによって必要になる設備
さて、必要な設備をひととおりご案内しましたが、保健所の審査はすべての地域で一律ではありません。
上の設備で足りるところもあれば足りないところもあります。たとえば、「手洗い設備に消毒液も別にもってこい」という自治体、「調理器具を密閉できるケースに機材や材料を入れてこい」という自治体と、自治体によって保健所の許可に必要なものは様々です。
個人的に一番厳しかったのは、排水バケツとタンク以外に蛇口付きの簡易流し台を設置しろというものでした。直前になって保健所から指示があったので、ホームセンターに駆け回ったのを覚えています…。
こういうこともあるので、きちんと各自治体の保健所が発行する臨時営業許可の書類に目を通しておきましょう。なんなら、初めての方は保健所に電話して聞いておいたほうが安全です。
あとは、あったほうが便利なものとして会場によっては電源が遠いこともあるので、5メートル以上のコードリール。基本的に、ないよりはあったほうが便利です。
さらに屋外イベントの場合、風が吹くとテントが飛んでしまう可能性があるので、それを抑える重石が必要です。重石はなんでもいいのですが、水を入れればどこでも重石になる注水式のウェイトバッグは便利です。
最後に、会場によっては台車を持っていくと便利でしょう。手で運んでもかまいませんが、あったほうが便利です。ただの台車でも構いませんし、ワゴン式の台車も使いやすいです。こちらはお好みでどうぞ。
まとめ
さて、ここまでいろいろと書いてきましたが、まず一番重要なのは以下の2点。
・イベントの規約や必要なものについてしっかり読み込んでおく
・イベントが開かれる自治体にしっかり必要なものを確認しておく
以上です。
上述した道具や許可は、多くの自治体で必要な許可申請、設備をご紹介していますが、すべての自治体にあてはまるとは限りません。自治体によって、そしてイベントによって判断が大きく分かれるからです。
まずは、自治体やイベント主催者に必要なものや許可をしっかり確認すること。それが一番重要ですが、書類を見ていても必要な道具や許可が分からなくなったときは、この記事を参考にしていただければ幸いです。
また、マルシェ出店の際に必要なテイクアウトカップの選び方なども紹介しているので、よかったらそちらもぜひご一読ください！